L’automatisation est souvent présentée comme une technologie complexe. En réalité, elle commence par l’observation du travail quotidien.
Avant d’automatiser une tâche, il faut comprendre comment elle fonctionne aujourd’hui. Quelles informations sont saisies ? Combien de fois sont-elles recopiées ? Qui intervient ? Quelles validations sont nécessaires ? Quels événements déclenchent l’étape suivante ?
Les tâches répétitives sont souvent de bons candidats à l’automatisation. Il peut s’agir de notifications, de génération de documents, de mises à jour de données, de traitements de commandes ou de transferts d’informations entre systèmes.
Mais automatiser un mauvais processus ne le rend pas automatiquement meilleur. Une procédure inutile peut simplement devenir une procédure inutile exécutée plus rapidement.
C’est pourquoi une démarche d’automatisation devrait commencer par l’identification du processus, puis par sa simplification. Ensuite seulement, on détermine quelles étapes peuvent être prises en charge par un logiciel.
L’automatisation peut également permettre de réduire les erreurs. Lorsqu’une même information doit être saisie plusieurs fois par plusieurs personnes, le risque d’incohérence augmente. Un système centralisé peut permettre de réutiliser automatiquement la donnée initiale.
L’objectif final n’est pas d’automatiser pour automatiser. Il est de libérer du temps, améliorer la fiabilité et permettre aux équipes de se concentrer sur les tâches qui nécessitent réellement leur intervention.
